مقالات
مدیریت زمان
مدیریت زمان و اصول آن
در مقاله قبلی در مورد اصول مدیریت زمان مباحثی مطرح شد و گفتیم که برای مدیریت زمان باید اصولی به کار گرفت و مواردی از قبیل جدول زمان بندی، نحوه ی ترسیم آن و یک ماتریس، اصول ماتریس و مواردی از این دست صحبت شد. در ادامه می خواهیم یکی دیگر از اصول مدیریت زمان را مطرح و شما را با آن بیشتر آشنا کنیم که بتوانید در زندگی این اصول را به کار ببرید.اصل اول در مقاله قبلی ” کارهای قابل حذف” بود که در انتها تمرینی نیز جهت آشنایی بیشتر با آن بیان شد. اصل بعدی “به تعویق انداختن کارها” است که در ادامه بیشتر مرود بحث قرار می گیرد.
- کارهای قابل حذف
- به تعویق انداختن کارها
تأخیر در بعضی مواقع، مثبت و در بعضی مواقع، منفی است که در حالت دوم به آن «امروز و فردا کردن» می‌گوییم.
تأخیر در چه مواقعی مثبت است؟
زمانی که کار کم‌ارزشی را به خاطر کار پر‌ارزشی به تعویق می‌اندازید.
زمانی که از لحاظ روحی یا جسمی شرایط مناسبی نداشته باشید؛ مثلاً خسته یا بد حال یا عصبانی باشید.
زمانی که دانش و مهارت لازم برای آن کار را نداشته باشید.[1]
3- تهیّه‌ی یادداشت روزانه
الف) نمودارهای دیواری
ب) یادداشت روزانه
ج) نصب برچسب‌ها
الف) نمودارهای دیواری:
لازم است در مورد حجم کاری خود در 6 ماه یا در یک سال آینده آگاه باشید.
برای این کار، باید یک یادداشت از پرونده‌های بزرگ و زمان شروع و پایان آن‌ها در اختیار داشته باشید و برای راحتی کار، در صورت لزوم از برچسب‌های کد‌دار، رنگی و پونزدار استفاده کنید. این کار به شما کمک می‌کند که فرصت‌ها و مشکلات احتمالی را قبل از بروز آن‌ها تشخیص دهید. بدیهی است که با مطالعه‌ی نمودار می‌توانید محاسبه کنید که چگونه برای یک پروژه‌ی جدید برنامه‌ریزی کنید. بدون استفاده از نمودار دیواری، بعضی فعّالیّت‌ها به یاد نمی‌آیند و یا آن قدر دیر به یاد می‌آیند که ممکن است از انجام آن‌ها صرف‌نظر شود.
ب) یادداشت روزانه:
پیشنهاد می‌شود یک یادداشت روزانه‌ی بزرگ رومیزی علاوه بر یادداشت جیبی خودتان تهیّه کنید تا اعداد و ارقام در آن ثبت شود و جزئیات مربوط به این سؤالات چه کسی، چه چیزی، چه وقت، کجا، چرا، چگونه را باید ثبت نمود و با مداد همه‌چیز را یادداشت کنید تا در صورت لزوم آن‌ها را تغییر دهید.
ج ) نصب برچسب ها:
نصب درست و به موقع یادداشت ها موجب صرفه‌جویی در زمان هنگام مراجعه به آن‌ها می‌شود.
اجتناب از خطرها
نمودارهای دیواری، یادداشت‌های میزی یا جیبی و برچسب‌ها، تماماً می‌توانند در سیستم مدیریت زمان موفّق و اثر‌بخش، نقش مهمّی داشته باشند. ولی نباید :
خیلی ساده و پیش‌پا افتاده باشند.
بیش از اندازه به آن‌ها وابسته شوید. و به یاد داشته باشید آن‌ها به شما کمک می‌کنند؛ نه این که شما را کنترل کنند.[1]
4- تفویض وظایف و اختیارات:
تعریف تفویض اختیار: مرحله‌ی گذر دادن وظایف و تکالیف معیّن از یک شخص به شخص دیگر. در واقع تفویض اختیار مؤثّرترین عامل در سبک‌تر کردن بار کاری افراد است.
تفویض اختیار دارای محاسن و معایبی است:
محاسن:
بخشی از وقت‌تان آزاد خواهد شد تا بتوانید بر موضوعات مهم‌تر تمرکز نمایید.
ظرفیت و استعداد افراد گروه را شکوفا کرده و اعتماد به نفس آن‌ها را زیاد می‌کند.
موجبات رضایت افراد را فراهم می‌کند.
تعهّد تفویض‌شوندگان را افزایش می‌دهد.
اطمینان و اعتماد مدیر به تفویض‌شوندگان را نشان می‌دهد.
به افراد روحیه داده و آن ها را برای انجام بهتر وظایف بر می‌انگیزاند.
نظرات و شیوه‌های جدیدتری در مقایسه با روش‌های قدیمی‌تر به دست می‌دهد.
معایب:
اگر تفویض اختیار به درستی صورت نگیرد، معایب زیر را دارد:
در بعضی موارد، تفویض‌کننده، کار را واگذار، ولی اختیار را واگذار نمی‌کند.
در بعضی موارد، تفویض کننده، اختیار را واگذار، ولی کار را واگذار نمی‌کند.
دخالت تفویض‌کننده به طور دایم در مورد اختیارات واگذار شده.
واگذاری وظایف کسل‌کننده موجب رنجش و اکراه در انجام می‌شود.
واگذاری کار به کسانی که تمایل و توانایی انجام آن را ندارند و فقط به علّت دم‌دست بودن و در دسترس بودن، کار به آن‌ها واگذار می‌شود.
ایجاد انتظار در افراد گروه در دخالت در تصمیمات مدیر و تصمیم‌گیری مدیر را امری مستبدانه و غیر‌منصفانه تلقّی کردن.
عوامل مؤثّر در تفویض اختیار:
در رابطه با واگذاری کار به افراد گروه لازم است به موارد زیر توجّه شود :
از واگذاری وظایف جدید به فردی که انجام کار قبلی موفّق نبوده است، اجتناب کنید.
فعّالیّت های محوری کارتان را که محرمانه بوده و نیاز به طرح‌ریزی و توسعه دارد، واگذار نکنید.
تفویض نکردن موضوعات حسّاس و مورد اختلاف
زمان تفویض:
بخش‌هایی از کارهایتان را که نیاز به صرف وقت دارند، ولی دیگران بهتر از شما انجام می‌دهند را تفویض نمایید؛ ولی موضوعات اضطراری را باید همین حالا انجام دهید نه بعداً. البته ممکن است وقت کافی برای آموزش، توضیح، بررسی و کنترل و… وجود نداشته باشد. خودتان وظیفه را بر عهده گرفته و از تفویض خودداری نمایید.
[email-download download_id=”1640” contact_form_id=”1619”]مفوّض (تفویض‌شونده):
شخصی که به او اختیار تفویض می‌کنید، از ابعاد مختلف مناسب باشد؛ مثلاً از اهداف شما آگاه باشد و از تجربه‌ی انجام کار، اعتماد به نفس و اشتیاق به انجام آن کار برخوردار باشد و وقت کافی داشته باشد.[1]
مدیریت وقت های پرت
همه‌ی شما می توانید مدیریت زمان را به عهده بگیرید. این مدیریت جدید، مدیریت وقت‌های پرت است.
بارها و بارها این جمله را شنیده‌اید که وقت طلاست، طلایی که در همه جا یافت می‌شود؛ فقط باید آن را کشف کرد. از آن جمله می‌توان سفرهای درون شهری و برون شهری، صف‌های طولانی نان و شیر و … انتظارهای طولانی در ایستگاه‌های اتوبوس، منتظر ماندن در بیمارستان‌ها و مطب‌ها و ادارات مختلف، درست کردن غذا و غیره و غیره را نام برد.
یک سؤال مهم: شما در این زمان‌ها چه می‌کنید؟
افراد مختلف به طرق مختلف وقت‌های پرت‌شان را می‌گذرانند؛ مانند: گوش دادن به حرف‌های دیگران، نگاه کردن به چهره‌های مختلف، غیبت کردن، تعریف کردن سیر تا پیاز اتّفاقاتی که دیروز افتاده و ….
امّا در بین همه‌ی این افراد،کسانی هستندکه به ارزش واقعی زمان و حضور در لحظه پی برده‌اند و خوب می‌دانند که :
“عمر برف است و آفتاب تموز”
مطالعه، فکر کردن به مسایلی که وقت پرداختن به آن‌ها را نداشته‌اید، برنامه‌ریزی برای ساعات آینده، ذکر گفتن، قرآن خواندن، به احادیث نوشته شده روی در و دیوار توجّه کردن، مرور نکات کلیدی مطالعات و درس‌ها … و عدّه ای در هیاهوی دنیا و همهمه‌ی زندگی، فارغ از همه‌ی آن‌چه که می‌گذرد، به گفت‌و‌گو با معبود می‌پردازند و از همین زمان‌ها آن‌چنان انرژی مثبت دریافت می‌کنند که برکاتش در تمامی لحظات‌شان جاری باشد. این ها اندکی از کارهایی است که می‌توان در وقت‌های پرت انجام داد. وقت‌هایی که شاید بعضی‌ها اصلاً آن را جزو وقت خود و برنامه‌ریزی خود به حساب نمی‌آورند و ارزشی برای آن قایل نیستند. امّا آن‌ها که به ارزش وقت پی برده‌اند، می دانند که مدیریت زمان‌های پرت تحوّل عظیمی در زندگی انسان به وجود می‌آورد؛ آن‌چنان تحوّلی که روح هدفمندی و نشاط و مؤثّر بودن و مفید بودن به حیات انسان می‌دمد.[2]
سه گام روزانه
از امروز ده دقیقه از وقت خود را به سه گام زیر اختصاص دهید:
1ـ پیگیری زمان ـ این کار را تنها در 5 دقیقه انجام دهید. اگر بیشتر از این وقت شما را گرفت، احتمالاً جزئیات زیادی در آن وارد می‌کنید. پس آن را کوتاه کنید.
2ـ تجزیه و تحلیل زمان ـ در پایان روز، جدول پیگیری زمان را تجزیه و تحلیل کنید و راه‌هایی برای صرفه‌جویی در زمان پیدا کنید.
3ـ فهرستی از کارهای اولویت‌دار روز بعد خود را بالای جدول پیگیری زمان بنویسید تا تمرکز بیش‌تری بر آن‌ها داشته باشید و در صورت اتلاف وقت به شما هشدار دهد.
با اختصاص ده دقیقه در هر روز برای انجام این کارها، علاوه بر این که پاداشی حدود یک روز اضافه‌کاری در هفته به دست می‌آورید، همه‌ی وظایف خود را نیز بدون ترس و اضطراب انجام می‌دهید.[3]
- 5. ر.ک. صادقی و ابراهیمی،همان منبع، ص 64 ـ 60.
- 1. ماهنامه ی علمی، فرهنگی، هنری ثمره، شماره 5، صاحب امتیاز: دفتر نهاد نمایندگی مقام معظم رهبری در دانشگاه فردوسی مشهد
- ر. ک. لوییس، دیوید؛ همان منبع، ص 267- 266.
