پیکره بندی سخنرانی و ارائه محتوا

5 خطای مهم در هنگام ارائه محتوا

ارائه در لغت به معنای نشان دادن و نمایش دادن خوانده می‌شود و زمانی که صحبت از ارائه مطلب صحبت به میان می‌آید منظور این است که قصد داریم اطلاعاتی را به نمایش بگذاریم و یا منتقل کنیم. پیکره بندی سخنرانی و ارائه محتوا باید چگونه باشد تا ارائه ما یک ارائه ناب و خاص شود.

البته ارائه مطلب عموماً سخنرانی کردن نیست و حتی می‌تواند یک جلسه یک به یک باشد و مفهوم بزرگتری از سخنرانی و صحبت در جمع را شامل می‌شود.

اما آنچه در اینجا اهمیت دارد این است که بدانیم ارائه مطلب و سخنرانی اشتراکاتی دارند و از آن مهم‌تر اکثر افراد اشتباهات یکسانی در این رابطه مرتکب می‌شوند که در ادامه قصد داریم هرکدام از این اشتباهات را مرور کنیم.

آیا مهارت ارائه مطلب قابل یادگیری است؟

سیستم ارائه مطلب:

زمانی که به ارائه مطلب به عنوان یک سیستم نگاه کنیم متوجه می‌شویم که در این سیستم انتقال اطلاعات این اجزا وجود دارند:

1. ارائه کننده
2. مخاطب (یا مخاطبان)
3. پیام
4. رسانه
5. محیط ارائه
6. عوامل منفی (پارازیت)

البته دسته بندی‌های مختلفی در این رابطه می‌توان ارائه کرد که اجزای ارتباطی انتقال و ارائه مطلب چه هستند که به نظرم از موضوع بحث خارج هستند و باعث می‌شوند که جنبه کاربردی در صحبت را شاهد نباشیم.

• دست کم گرفتن ترس از سخنرانی

  

یکی از بزرگترین مشکلات افراد در ارائه مطلب، دست کم گرفتن ترس از سخنرانی و درست تمرین نکردن است؛ به همین دلیل حتماً مقاله زیر را مطالعه بفرمایید.

البته یکی از بزرگترین ترس‌های هر سخنرانی، ترس از شروع سخنرانی است که در هر شرایطی نیز تقریباً رخ می‌دهد و شروع سخنرانی قلق‌ها و روش‌های خود را دارد که در مقاله‌ای مفصل به آن پرداخته‌ایم:

• آماده سازی اول محتوا با نرم افزاری مثل پاورپوینت!

یکی از اصلی‌ترین اشتباهاتی که سخنرانان در هنگام طراحی یک سخنرانی و یا ارائه مطلب مرتکب می‌شوند این است که قبل از این که تصمیم بگیرند که چه چیزهایی می‌خواهند بگویند و چه سرفصل‌هایی مد نظرشان است، به سراغ نرم افزاری مثل پاورپوینت یا پرزی می‌روند.

باید یادمان باشد که این نرم‌افزارها فقط یک ابزار هستند و قرار نیست که جلوی خلاقیت و یا تفکر ما را بگیرند.

پیش از باز کردن نرم افزار حتماً باید نقشه ذهنی و مسیر صحبت ارائه مطلبمان را به صورت مکتوب آماده کرده باشیم و سپس به سراغ نرم‌افزارهای دیگر برویم.

• قطعی فرض کردن چیزی در ارائه مطلب

برخی از همراهان ما در شبکه‌های اجتماعی و یا از طریق ارسال ایمیل از من می‌پرسند که در شهر ما آقا یا خانم … در حال برگزاری یک دوره فن بیان و سخنرانی است. آیا او را تأیید می‌کنم؟

یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های ضروری برای یک مدرس سخنرانی این است که با ماهیت علوم انسانی به خوبی آشنایی داشته باشد و بداند که هیچگاه نمی‌توان قانون و یا اصل قطعی را مطرح کرد.

اگر مدرسی بگوید «همیشه» باید به گونه‌ای خاص رفتار کنید و یا هیچوقت نباید کار خاصی را انجام دهید و … بدون شک به ما خواهم گفت که او یا دانش کافی ندارد و یا تجربه او به اندازه‌ای نیست که این اصل را درک کرده باشد که در سخنرانی نمی‌توان به سادگی چیزی را نفی یا تایید کرد و این موضوع به شرایط بسیار مختلفی از جمله شرایط، شخصیت سخنران و یا مخاطبان بستگی دارد.

• در نظر نگرفتن ویژگی‌های مخاطبان

مخاطب شناسی یکی از اصول اصلی در ارائه مطلب و سخنرانی است و هر کسی که حداقل شناختی از مهارت‌های ارائه مطلب داشته باشد می‌داند که باید همه ویژگی‌های مخاطبان را در هنگام ارائه مطلب و البته قبل از آن -یعنی زمان طراحی ارائه مطلب- در نظر گرفت.

از آنجایی که موضوع مخاطب شناسی بسیار گسترده است، فقط برای این که اهمیت این موضوع را نشان بدهم، فقط یک ویژگی از مخاطبان یعنی سن آنها را مورد بررسی قرار می‌دهم.

سن مخاطبان از آنجایی که نشان دهنده این است که افراد در کدام مقطع زندگی قرار دارند، کمک شایانی در شناخت نیازهای آنها به ما می‌کند. تقریباً می‌توان با دانستن میانگین سنی مخاطبان شناخت مناسبی از بسیاری از ویژگی‌های آنها به دست آورد.

مثلاً اگر مخاطبان شما دانش آموزان دوره دربیرستان (از سن ۱۵ تا ۱۸ سالگی) باشند، بزرگترین نگرانی آنها انتخاب رشته و قبول شدن در دانشگاه مورد نظر خواهد بود

و اگر دانشجویان ۱۹ تا ۲۴ ساله باشند، احتمالاً بزرگترین دغدغه آنها یافتن یک شغل مناسب و فرصت‌های کاری است.

اگر مخاطبان سن بیشتری داشته باشند و دوران میان سالی را گذرانده باشند، به احتمال زیاد به فکر سروسامان دادن فرزندان خود و همچنین دوران بازنشستگی خواهند بود.

همچنین اگر قرار است‌ که برای کودکان ۵ یا ۶ ساله صحبتی داشته باشیم لازم است که با انرژی و تعامل بسیار زیادی صحبت کنیم و حس شادابی و نشاط به آنها بدهیم.

و در نقطه مقابل اگر برای افرادی که میانگین سنی آنها ۶۰ سال است صحبت می‌کنیم باید توجه کنیم که از تحرّک بیش از حد بپرهیزیم چون گاهی ممکن است برخی از مخاطبان احساس کنند که به آنها بی‌احترامی شده است یا حتی بگویند که «عجب سخنران جلفی!». همچنین در هنگام صحبت با افرادی که سن زیادی دارند باید کمی سرعت کلاممان را کاهش دهیم.

بنابراین به صورت کلی می‌توانیم بگوییم که قبل از هر سخنرانی باید ببینیم که مخاطبان ما در چه مقطع سنی قرار دارند و چه شرایطی در آنها وجود دارد که باید در مورد آنها دقت داشت.

• تصور این که بحران‌ها حین ارائه مطلب رخ نمی‌دهد

یکی از بزرگترین اشتباهات در ارائه مطلب این است که ما تصور کنیم هیچ بحرانی حین ارائه رخ نمی‌دهد.

بحران‌ها اینقدر گسترده و مختلف هستندکه ساعت ها می توان درباره آنها صحبت کرد و چندین صفحه مطلب نوشت. در مقالات بعدی سعی می کنیم نکاتی راجع به مدیریت بحران در سخنرانی ارائه دهیم.

چند نمونه از بحران های احتمالی:

1. قطع شدن برق (سیستم صوت و تصویر و …)
2. خراب شدن سیستم تهویه سالن
3. حضور مخاطبین شرور- برای بر هم زدن جو کلاس
4. به همراه نداشتن فایل پاورپینت توسط مدرس
5. همزمان شدن اجرای دو برنامه در یک سالن
6. و…