مديريت زمان

اگر گفته می شود وقت طلاست ، باید گفت : وقت از طلا با ارزش تر است . مهم ترین وظیفه در زندگی آن است که بیشترین بهره را از «زمان » ببریم . وقت کالا ومتاع محدود ، متناهی و فرار است . وقت را نمی توان خرید . زمان را نمی توان پس انداز یا ذخیره کرد . زمان قابل افزایش نیست . گذر زمان دایمی و اجتناب ناپذیر است . زمان زندگی است . طبق تحقیقات به عمل آمده تنها 30 تا 40 درصد از توان افراد در کار مصرف می شود وبیشتر افراد حداقل 60% از زندگیشان را حرام می کنند .

به هدر رفتن اوقات به چند دلیل است :

نداشتن هدف روشن نداشتن برنامه ریزی نبودن اولویت گذاری ودورنگری .

پس از همین امروز :

سعی کنید خود را گرفتار کار بیشتر از ظرفیت وجودی خود نکنید چرا که همزمان بودن چندین کار باعث ایجاد استرس وفشار روحی ـ می شود . 

در ضمن کنترل کارتان را در دست بگیرید وکار مهم خود را در ساعات خود انجام دهید یعنی کارها را اولویت بندی کنید همچنین بین یک کار وکار بعدی وقت فراغت بگذارید .

برای استفاده بهتر از زمان از « مدیریت زمان » بهره بگیرید . مدیریت زمان یعنی مسلط بودن وکنترل کردن زمان وکار . برای اینکه در زندگی موفق باشیم باید زمانی را به تفکر عمیق بپردازیم در روایات آمده: «یک ساعت تفکر بهتر از هزار سال عبادت است » یک عبارت جالب : « مساله آن نیست که باد به چه سمتی می وزد بلکه مهم آن است که شما چگونه بادبان را تنظیم کرده اید » این عبارت مرا به یاد این شعر می اندازد :

باد زیباست به اندازه دریا در صبح        باد زیباست به اندازه حرکت در کوه

                                    عشق فهمیدن باد است                      در کنار طوفان بادبان باید بود

انقطاع وقفه در کار ایجاد نکنیم . سعی کنیم سارقین زمان رابشناسیم ( چه کس یا چه چیزی وقت مارا می دزدد) در رابطه با دانشجویان می توان از ملاقات وصحبت کردن بیش از اندازه با دوستان ، نبود اولویت بندی در کارها و… به سارقین زمان نام برد . نبود هدف و نبود انظباط شخصی هم می تواند سارق زمان به حساب آید . بعد از شناخت سارقین زمان باید اهدافمان را مشخص کنیم چرا که وقتی هدف مشخص است در زمان کوتاهتری به جواب خواهیم رسید . هدف مشخص محرک و مشوق است چرا که می دانید به کجا میخواهید بروید وبه چه نتیجه ای خواهید رسید ـ البته تنها مشخص بودن هدف یک دلیل لازم است ولی کافی نیست . مراقبت ها و بررسی های لازم بعدی نیز جهت دستیابی به هدف مهم است . اگر اهداف مشخص شود ارتباط مستقیمی بین وظایف گوناگون اممروز موفقیت های فردا وخشنودی ایجاد می شود . کسی که هدف دارد ـ سعی می کند اولویت ها را مشخص کند . بعد تشخیص اهداف ، باید برای اجرای کارهایمان برنامه ریزی کنیم (در این قسمت می توانیم خلاقیت به خرج دهیم مبتکر باشیم نه منفعل) تجربه نشان داده و هرچه تلاش بیشتری صرف برنامه ریزی بکنیم در موقع اجرا وعمل زمان کمتری مورد نیاز است و در نهایت زمان ذخیره می گردد .هشت دقیقه برنامه ریزی در روز البته با مراقبت و با اجرای کارها باعث می شود 1 ساعت زمان ذخیره داشته باشیم . کارها را به نوشته درآوریم چرا که تنها در فکرمان باشد (از دل برود هرآنچه از دیده برفت)

مزایای نوشتن :

کاهش بار از روی حافظه تحریک درونی برای انجام دادن کار تمرکز در کار وحواس پرتی کمتر وپافشاری بیشتر روی کارها اطلاع از وظایفی که هنوز انجام نشده موفقیت شما بیشتر می شود نگهداری فهرست برنامه های نوشته شده باعث می شود که شما به سراغ کارهایی که تنبلی کرده اید یا قادر به انجام آن نبوده اید بروید.

برنامه ریزی دقیق بسیار مهم است . برای یکایک روزهایتان برنامه ریزی کنید . هیچگاه ناامید نشوید ولی در عین حال امروز و فردا هم نکنید. اگر روزتان قرین موفقیت نبود روز دیگری را به عنوان شروع در نظربگیرید .بیشتر از ظرفیت و وقت خود برنامه ریزی نکنید . واقع بینانه برنامه ریزی کنید تا رسیدن به مقاصدتان دست یافتنی تر باشد . هرچیزی که مجبور به انجام آن هستید در زیر تاریخ مربوط به آن یادداشت کنید. می توانید به این شکل کار کنید.

وظایف مهم را فهرست کنید. زمان مورد نیاز برای انجام وظایفتان را برآورد کنید به عنوان مثال :

60 % برای برنامه ریزی فعالیتها ( برنامه روزانه ) 20 % برای فعالیت های غیر منتظره 20% برای فعالیت های بی سابقه وفوری

اولویت ها را تعیین کنید ( بسیار مهم (الف ) مهم (ب) کم اهمیت (ج) ) :

الف : روی الف متمر کز شوید

ب: تفویض کنید

ج: از دست ج خلاص شوید

براساس اولویت ها تصمیم بگیرید ، انتخاب گر باشید ، کارها را تفویض کنید . بقیه کارها را باید به تاخیر بیفتد ، لغو شود و یا در وقت اضافی انجام شود .البته اولویت بندی به معنای انجام کارهابی الف وصرف نظر کردن از کارهای ج نیست بلکه باید به نحوی مطلوب با هم انجام شوند . بهترین عملکردزمانی انجام می شود که 1 یا 2 کار الف (تقریبا 3 ساعت) 2 الی 3 کار ب (تقریبا 1 ساعت) الباقی کارهای ج (تقریبا 45 دقیقه) بعد از اجرای تمامی این کارها یک سری موارد مهم به نظر می رسد :  با رفتار و حالت مثبت آغاز کنید (عجله کردن ، کمبود خواب ، نخوردن صبحانه و…) باعث می شوند تمام روز شما خراب شود ولی سحرخیزی نقطه مقابل آن است (موجب ایجاد شروع یک روز خوب است) سحر خیز باش تا کامروا شوی برداشت مثبت موجب موفقیت وفعالیت مثبت می شود وتفکر منفی نسبت به محیط موجب عدم موفقیت . سعی کنیم نسبت به محیط مان تفکر مثبتی داشته باشیم.

برای ایجاد رفتاری مثبت

 بعضی از کارهایی که از آن لذت می بریم انجام دهیم سه قاعده باید رعایت شود.

بعضی از کارهایی که ما را به اهداف شخصی مان نزدیک می کند انجام دهیم .

بعضی از کارهایی که بین زندگی خصوصی وزندگی حرفه ای ما توازن ایجاد می کند انجام دهیم .

نکاتی که با رفتار مثبت در طول روز رابطه ای تنگاتنگ دارند : شب قبل برای کارهای روز بعد برنامه ریزی کنید ( برنامه ریزی روزانه را مرور کنید ) مقدمات کارهای نوع الف را تهیه کنید قبل از رفتن به خانه برنامۀ روزانه خود را بررسی کنید ( تاچه حد به اهداف خود رسیده اید ) فهرستی از کارهای ناتمام خود تهیه کنید . برنامۀ روز بعد را آماده کنید . منحنی فعالیت را از یاد نبرید . بیشترین سطح فعالیت معمولا در صبح رخ می دهد . بعد از ظهر دورۀ عدم فعالیت ورکود شروع می شود . دومین سطح فعالیت بالا در غروب رخ می دهد . بعد از آن منحنی فعالیت سقوط کرده ودر چند ساعت بعد از نیمه شب به پایین ترین نقطۀ آن می رسد . پس سعی کنید کارهای نوع الف که نیازمند کار بیشتر هستد را درساعات اولیه صبح انجام دهید . درزمان عدم فعالیت ( بعداز ظهرها ) کارهای نوع (ج) را انجام دهید ودر اواخر بعد از ظهر کارهای نوع (ب) را اجرا کنید . کار کم اما با تمرکز بهتر از کار کردن بسیار طولانی وبا افراط است چرا که درکارطولانی تمرکز کم شده واشتباهات زیاد می شود . بعد از یک ساعت کار 10 دقیقه استراحت کنید . این به معنی از دست دادن وقت نیست بلکه شارژ مجدد باتری خود است . البته توجه داشته باشید استراحتها منظم اما کوتاه باشد . ضروری نیست همیشه در دسترس باشید چرا که کارها مثل همیشه به پیش خواهد رفت حتی اگر شما برای ساعتی حضور نداشته باشید . برای انجام کارهای نوع الف باید یک قرار با خودتان بگذارید . ساعت آرامش را در برنامۀ روزانۀ خودتان یادداشت کنید . در طول دورۀ آرامش از خودتان مراقبت کنید . طوری برنامه ریزی کنید که کارهای نوع الف با زمانی تطابق کند که کمترین عامل مزاحمت برای کارتان وجود داشته باشد . اوقات پر مزاحمت را برای وظایف نوع ج اختصاص دهید .

نکاتی در رابطه با تفویض امور به دیگران ( مزایای تفویض امور ) زمان برای مدیر حفظ می شود تاروی فعالیت های مهم کار کند . توانائیهای ودانش متخصصین وکارکنان به کار گرفته می شود . باعث رشد توانائیهای کارکنان می شود . انگیزش در کارکنان ایجاد می شود . 1- تمایل به تفویض مهمترین مطلب در رابطه با تفویض است . توانایی توفیض قواعد تفویض اختیار 1- چه چیز ؟ چه چیزی لازم است انجام شود ؟ ( جزئیات لازم)

چه کس ؟ چه کسی باید آن را انجام دهد ؟ ( افراد عضو ستاد)

چرا ؟ چرا این افراد بایستی آن کارها را انجام دهند ؟ ( انگیزش ـ هدف)

چطور ؟ چگونه کارکنان بایستی آن کارها را انجام دهند ؟ ( طرح نهایی ـ هدف ) چه وقت ؟ چه موقعی بایستی کار به انجام برسد (ضرب العجل )

الگوی آیزنها در هم جالب به نظر می رسد فعالیت های نوع (الف) بایستی شخصا انجام شوند . فعالیت های نوع (ب) بایستی برنامه ریزی شوند ، یا وارد فهرست برنامه ها شوند ویا تحت کنترل به دیگری تفویض شوند . فعالیت های نوع (ج) بایستی واگذار شوند یا به ترتیب اهمیت یکی یکی انجام شوند . کارهای غیر مهم باید در پوشه بایگانی شوند زمانی باید دل به دریازد وکارهای غیر مهم را از ایگانی در آورده چرا که اگر کارها برای زمان زیادی مهمل ها خود به خود منتفی می شوند. وجود یک کمک کار شخصی باعث می شود تا ما نگرشی فراگیر وجامع نسبت به وظایفمان داشته باشیم . برنامه ریزی کرده وتمام وظایف را به روش سیستماتیک با هم هماهنگ کرده ودر امر سازماندهی موفق تر باشیم . بهترین ابزار برنامه ریز زمان است . برنامه ریز زمان انواع مختلفی دارد ( کتابچه ، کلاسور یا برنامۀ رایانه ) یک برنامه ریز معمولا شامل موارد زیل است : بخش روز نامه شامل تقویم به صورت برگه ای از ایام سال وفرمهای برنامه ریزی مثلا برای برنامه ها روزانه و.. بخش اطلاعات حرفه ای وشخصی با فرمها وصفحاتی برای یادداشت ، فهرست ها واطلاعات مورد نیاز قسمتی برای یادداشت آدرسها وتلفن ها بخش عمومی دارای جلد یا پوششی شفاف با قسمتهایی جداگانه وتکیک شده . بکارگیری موفق تکنیک برنامه ریزی زمان وروشهای انجام کار می تواند بین ده الی بیست درصد از زمان ووقت شما را در هر روز ذخیره وحفظ نماید . کار ما زمانی به نتیجه خواهد رسید که 1- مطالب را به نوشته درآوریم 2- برنامه ریزی روزانه برای آنها بکنیم 3- اولویتها را در نظر بگیریم که این که مستلزم استفاده از :

برنامه ریز × انضباط شخصی شما

است.