مديريت زمان

 شناسایی هدف ها

بسیاری از ما می دانیم که بدون هدف زندگی مان نمی تواند به جهتی بود . می دانیم که با وجود کار فعالانه ، کوتاهی ما در پیگیری راه مشخص وروشن مانع شکوفایی توانایی هایمان در زندگی شده است . همچنین درک کرده ایم که بدون هدف معین چگونگی صرف بهینه وقت غیر ممکن است . با تمام اینها اکثر ما برای خود اهداف ثابتی تنظیم نمی کنیم . اهدافی که نوشته نشده اند دقیقا همان تصورات وخیالات معنی می دهند . آرزوهای شما برای آنکه قابل فهم شوند باید به اعمالی تعریف شده و معین تبدیل شوند برخی معتقدند تعیین هدف خطر شکست را افزایش می دهد . بله ، اما آیا در این بین چیزهای با این با ارزش تری به دست نخواهید آورد ؟
مشهور است که ادیسون هزار ماده مختلف را به عنوان رشته درخشان برای ساختن لامپ حبابی امتحان کرد. وقتی ماده تنگستن جواب داد کسی به او گفت : این نشان می دهد که شما هزار بار شکست خورده اید . ادیسون پاسخ داد : « درست برعکس ، من هزار راه پیدا کردم که شما نمی توانید از آنها لامپ روشنایی بسازید !»
نمایشنامه نویس ایرلندی برنارد شاویز در جایی گفته است :« به عنوان یک فرد جوان دریافته ام که از ده تلاشی که برای رسیدن به چیزی می کنم نه بار آن با شکست روبرو می شود .» سپس گفت : «بنابراین تصمیم گرفته ام هر چیزی را ده بار امتحان کنم .»
تمام اهدافتان را طبق الگوی زیر تنظیم کنید : مشخص ـ قابل اندازه گیری ـ قابل دسترس ـ واقع بینانه ـ با محدودیت زمانی
در ضمن اطمینان حاصل کنید که اهدافتان متعادل باشند . از تاکید یک جانبه بر یک جنبه زندگی ـ مثل شغل بدون در نظر گرفتن خانواده وروابط با دیگران ـ پرهیز کنید .

 پیگیری زمان
برای آنکه بتوانید از وقت خود بهتر استفاده کنید ابتدا باید بدانید وقت خود را چگونه می گذرانید ، برای این کار جدول گذر زمان خود را که در اینجا آمده است برای پنج روز پر کنید . نیازی نیست که همه کارهایی را که وقت شما را می گیرد یادداشت کنید . فقط هر تغییر توجه را ثبت کنید .
در پیگیری زمان نکات زیر را در نظر داشته باشید .
1- هرگونه تغییر توجه را حتی اگر کوتاه باشد ، ثبت کنید .
2- مسیر این تغییر توجه را هر زمان که افتاد را ثبت کنید .
3- در طول روز ستون های زیر را کامل کنید : زمان ، فعالیت ، زمان صرف شده . ستون آخر را بهتر است در پایان روز یا موقعیت مناسب دیگر پر کنید .
4- پیگرد زمان را از لحظه شروع به کار آغاز کرده تا اتمام کار را ادامه دهید .

 اصول مدیریت زمان
هرگاه با کاری روبرو شدید قبل از هر اقدامی می توانید با طرح 3 سئوال از خود در وقت ونیروی خود صرفه جویی کنید :
1- آیا لازم است این کار حتما انجام شود یا می توانم آن را حذف کنم ؟
2- آیا من ملزم به انجام دادن آن هستم یا می توانم آن را به دیگری تفویض کنم ؟ ( اگردر این توسط خود شما انجام شود در آن صورت سئوال سوم مطرح می شود )
3- آیا می توانم این کار را به تعویق بیندازم ؟

 تعیین اولویت ها

برای برنامه ریزی روزانه باید ابتدا تمام کارهایی را که قرار است انجام دهید ـ اعم از کارهای روزانه وکارهایی که انجامشان برای رسیدن به اهدافتان لازم است ـ اولویت بندی کنید .

برای تهیه فهرست اولویت ها از روش زیر استفاده کنید وبرای دو عامل اهمیت وفوریت ارزش عددی یک تا سه در نظر بگیرید .  

اهمیت* فوریت = اولویت

در مورد کاری که حتما باید انجام پذیر وآن هم توسط شما ، اهمیت آن را طبق مقیاس زیر درجه بندی کنید .
1= بی اهمیت : مشکل مهمی با انجام ندادنش روی نمی دهد .
2= مهم : اگر انجام نگیرد مشکلات جدی ایجاد می شود .
3= ضروری : حتما باید انجام شود .
سپس فوریت آن را با مقیاس مشابه درجه بندی کنید :
1= کم : هر زمانی قابل انجام است .
2= متوسط : این هفته باید انجام گیرد .
3= زیاد : تا چند ساعت دیگر بایدانجام گیرد .
بر طبق فرمول داده شده اولویت کارها را محاسبه وآنها را به ترتیب اولویت یادداشت کنید .
الف ـ کارهای مهم وفوری ـ اولویت بالا
ب- مهم اما بدون فوریت ـ اولویت متوسط
ج ـ فوری اما غیر مهم ـ اولویت متوسط
دـ نه مهم ـ نه فوری ـ بدون اولویت

 ارزیابی زمان اوج فعالیت
طی 5 روز نمودار زیر را کامل کنید . از مقیاس منفی ( 1- تا 5- ) برای نمره دادن به سطح پایین هوشیاری وانرژی ومقیاس مثبت به سطح بالای هوشیاری وانرژی استفده کنید . خط صفر نمایان گر نقطه میانه است که نه احساس نیرومندی خاصی می کنید نه احساس بی حالی وسستی به خصوص . برای هر ساعت در مقابل عدد مناسب × بگذارید و در پایان × ها را به هم متصل نمایید .

بعد از چند روز گزارش دهی احتمالا متوجه سطح اوج انرژی ذهنی وجسمی در زمان خاصی از روز می شوید ومی توانید مهم ترین کارهای خود را در این زمان انجام دهید.

 صرفه جویی زمان بالقوه هفتگی
از امروز روزانه ده دقیقه به سه امر زیر اختصاص دهید .

 پیگیری زمان : این کار نباید بیش از 5 دقیقه وقت بگیرد . در غیر این صورت احتمالا جزئیات زیادی در آن درج می کنید . کوتاه کنید واز مخفف ها بیشتر استفاده کنید .
تجزیه وتحلیل زمان : در پایان کار روزانه زمان را تجزیه وتحلیل کنید وراه هایی را پیدا کنید که بتوانید وقت بیشتری را صرفه جویی کنید .
فهرستی از اعمال اولویت دار تنظیم کنید که در روز بعد به کار رود .

وتمام کاری که باید بکنید همین است . با اختصاص ده دقیقه در هر روز برای انجام این کارها ، نه تنها پاداشی حدود 10 ساعت وقت اضافه در هفته به دست می آورید بلکه کلیه وظایف خود را انجام می دهید بدون آنکه دچار استرس وناراحتی شوید.

[gravityform id=”13″ title=”true” description=”true”]

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *