مدیریت زمان؛ هدفگذاری؛ برنامه ریزی
برنامه ریزی چیست؟
برنامه ریزی زندگی
همهی افراد به برنامهریزی نیاز دارند؛ امّا مشکل بیشتر افراد این است که این نیاز را احساس نمیکنند و با وجود این که میتوانند با انجام ده دقیقه برنامهریزی در ابتدا یا انتهای روز، کارهای بیشتری را انجام دهند، این طور استدلال میکنندکه وقت ندارند. این قضیه، حکایت آن نجّاری است که با مشقّت زیاد مشغول قطع درختان برای ساختن یک کلبه بود. شخصی که از آنجا میگذشت، اشکال کار او را متوجّه شد و به او نصیحت کرد که اوّل باید تبرش را تیز کند و مرد نجّار جواب داد: «فعلاً وقت این کار را ندارم!»
امام علی (ع) در اهمّیّت برنامهریزی پیش از انجام کار میفرمایند:
«کسی که بدون آگاهی به عمل میپردازد، همچون کسی است که از بیراهه میرود و چنین شخصی هر چند جلوتر میرود، از سرمنزل مقصود خویش بیشتر فاصله میگیرد و کسی که از روی آگاهی (و برنامه) حرکت کند، مانند روندهی در راه آشکار است.» بنابراین، آگاهی و تدوین اهداف و برنامهریزی اولویت خاصّی دارند.
تاریخچه برنامه ریزی
آثار به جا مانده از زندگی انسانهای اوّلیه نشان میدهد که از همان ابتدا، برنامهریزی ضرورت بوده است؛ برنامهریزان در ایران باستان جزو بنیانگذاران برنامهریزی به حساب میآیند.کورش عقیده داشت که شبانگاه باید به این فکر بود که صبحگاهان چه کار کنیم و چون روز فرا می رسد، باید به این اندیشه باشیم که شب را چگونه به صبح آوریم. اسلام شاید معقولترین، منظّمترین، و دقیقترین برنامهریزی را به همراه آورده است. در اواخر قرن هفدهم برنامهریزی با اهدافی صرفاً اقتصادی متولّد شد.
برنامهریزی
برنامهریزی، آماده نمودن امکانات و منابع و وسایل جهت تحقّق بخشیدن به اهداف میباشد. بهترین روشی که شما را قادر خواهد ساخت تا زمان موجود را سازماندهی کنید و همچنین از زمان برای رسیدن به اهداف شخصی و حرفهای، استفادهی مناسب و بهینه کنید.
مراحل برنامهریزی
1ـ شناخت وضع موجود، تعیین هدف و تدوین خط مشی:
هیچ برنامهای بدون هدف نیست. حصول هدف، نتیجهی موردنظر برنامه است و جهت فعّالیّت ها را نشان می دهد. هدف کلّی به هدف های فرعی یا ویژه تقسیم میشود و هر هدف فرعی به هدف کوچکتر یا فرعیتر تقسیم میشود. هر هدف کوچکتر وسیلهی رسیدن به هدف بالاتر است؛ لذا گفته میشود هدف دارای سلسله مراتب است.
2ـ ریختن هدفها در قالب خطمشی:
مقرّرات و قوانین به عملیات، رسیدن به هدف را ساده و مقدور میکند. در واقع، بهترین مرحلهی برنامهریزی، تبدیل هدف به صورت برنامهی عملیات است که مبنای برآورد و پیشبینی هزینه و برنامهی کار در قالب زمان میباشد.
3ـ چگونگی پیشبینی اجرای عملیات:
که در این زمینه روشهای متعدّدی ابداع شده که این تکنیک ها برحسب اوضاع و اصول و امکانات فنّی و اطّلاعات بهکارگرفته میشود.
4ـ اجرا و ارزشیابی:
ارزشیابی جزو تفکیکناپذیر برنامهریزی است. اجرای برنامه با خطمشی، جریان، مراحل انجام هر فعّالیّت و نقش افراد ارتباط دارد. کنترل و ارزشیابی، ضمن برنامهریزی، در جریان اجرا و پس از اجرا به عمل میآید که نتایج آن، هم به اصلاح اهداف و هم عملیات و مراحل انجام کار و نیز خطمشی منجر میشود.
به این ترتیب، برنامهریزی را به جریان متحوّل و مداومی که رو به رشد است، تبدیل میکند.
نکاتی دربارهی برنامهریزی
برنامه باید مکتوب نوشته شود.
براساس اولویتها صورت گیرد.
اگر نتوانستید طبق برنامه پیش روید، ناامید نشوید؛ چون روز جدیدی به نام امروز یا فردا وجود دارد.
تا آنجا که می توانید، حساب حوادث غیر منتظره را در برنامهتان داشته باشید.
در برنامهتان وقت پرت و حدّاکثر زمان را برای کارهایتان قرار دهید.
کلّ زمانی را که در اختیار دارید، با زمان موردنیاز خودتان برآورد کنید.
بازبینی وظایف برنامهریزی شده در آخر هر روز.
به فعّالیّتهای خارج از برنامه توجّه کنید.
اگر مسؤولیت برنامهریزی را به بیش از یک نفر بسپارید، احتمال شکست آن بیشتر است.
و در نهایت به بررسی و شناخت وقفهها و مزاحمین زمان پی برده و آنها را تا آنجا که امکان دارد، حذف کنید.
پرسشنامهی خودشناسی
الف = حتما
ب= بیشتر اوقات
ج= بعضی اوقات
د= به ندرت
ه= هرگز
برای پاسخ هر سؤال یکی از جوابها را انتخاب کنید. پس از اتمام پرسشنامه، طبق جدولی که در پایان آمده است، امتیازات خود را از هر سؤال در ستون مربوطه مشخّص نمایید. سپس با مراجعه به جدول پایانی پرسشنامه، وضعیت خود را در مدیریت زمان و برنامهریزی تعیین کنید.
1ـ من اهداف کاری سالانه خود را مشخّص میکنم.
2ـ من فهرستی از کلّیهی اقدامات کوچک و بزرگی که در چند هفتهی آینده باید انجام دهم، تهیّه میکنم.
3ـ من اهداف درازمدّت خود را هر روز مرور میکنم.
4ـ من همواره از خود سؤال میکنم اقداماتی که میخواهم انجام دهم یا در حال انجام آنها هستم، چگونه مرا در دستیابی به اهداف یاری میدهد.
5ـ من معمولاً در محلّ کار، روز خود را با صرف چای و صحبت با دوستان یا مطالعهی روزنامه آغاز میکنم.
6ـ من کارها و اقدامات خود را اولویتبندی میکنم.
7ـ گرایش من این است که کارهای آسان و لذّتبخش را اوّل انجام دهم.
8ـ تغییر مکرّر اولویتها بزرگترین مشکل من در انجام امور است.
9ـ حدّاقل سالی یک بار به مدّت یکی دو هفته، فهرستی از کارهایی که در طول روز انجام دادهام و مقدار وقتی که برای هر یک صرف شده، تهیّه میکنم تا با بررسی آن به اشکالات خود در استفاده از وقت پی ببرم.
10ـ من مرتّباً آنچه را که انجام میدهم، تجزیه و تحلیل میکنم و به دنبال راهحلهایی برای بهبود عملکرد خود هستم.
11ـ من معمولاً برای این که بتوانم از عهدهی کارهایم برآیم، مجبورم صبح ها زودتر در محلّ کار حاضر شوم و شب ها تا دیر وقت مشغول کار باشم و مقداری از کارهای اداری را نیز به خانه ببرم.
12ـ برخورد پیوسته با بحرانها از مسایلی است که بیشتر وقت من به آن اختصاص مییابد.
13ـ من هر روز فهرستی از کارهایی که باید انجام دهم، تهیّه میکنم.
14ـ من یک برنامهی هفتگی برای خود تنظیم میکنم که شامل اهداف مشخّص، اقدامات، وقت پیشبینی شده برای اجرا و اولویتهای هر اقدام است.
15ـ من حدّاقل هفتهای یک بار با افرادی که به نظرات آنها برای تنظیم برنامهها، اولویتها و اقدامات نیاز دارم، ملاقات میکنم.
16ـ من اغلب فکر میکنم که باید منظّمتر شوم.
17ـ من در برنامهی روزانهی خود، زمانی را برای کارهای مهم در نظر میگیرم.
18ـ من اغلب هنگام انجام یک کار، به سراغ کار دیگر رفته و از برنامهی تعیین شده دور میشوم.
19ـ من هر روز، زمانی را برای اندیشیدن در مورد کارهای مهم کنار میگذارم.
20ـ من اوقاتی را در برنامهی روزانهی خود در نظر میگیرم تا برای کارهایی که پیش میآید، وقت داشته باشم و برنامهام قابل انعطاف باشد.
21ـ من روال منظّمی برای انجام کارهای مکتوب خود دارم.
22ـ من معمولاً با بررسی کارهای مکتوب خود، به دنبال راهحلهایی برای حذف، سادهتر کردن و بهبود انجام آن هستم.
23ـ من سیستمی برای پیگیریهای خود مشخّص کردهام.
24ـ میز کار من بیشتر اوقات نسبتاً شلوغ و بههمریخته است و باید مرتّبتر از این باشد.
25ـ من با بررسی دلایل تداخل امور در کارهایم، برای حذف یا کم کردن آن کوشش میکنم.
26ـ من معمولاً کارها را دستهبندی کرده و چند کار را در یک ملاقات یا تماس تلفنی انجام میدهم تا باعث مزاحمت مکرّر برای دیگران نشوم.
27ـ احوالپرسیهای دوستانه، حواسپرتی و نظیر اینها معمولاً مرا از توجّه به کارهایم بازمیدارد.
28ـ مزاحمتهای کاری و تداخلهای مکرّر امور، مشکل بزرگی برای من در انجام کارهایم به حساب میآید.
29ـ تنظیم اوقات کاری در مسافرتهای مأموریتی برای من دشوار است.
30ـ من مسافرتهای مأموریتی خود را به دقّت برنامهریزی میکنم و هیچگاه بدون اهداف مشخّص، عازم مأموریتی نمیشوم.
31ـ من در طول مسافرتهای مأموریتی، بیش از حدّ معمول، غذا میخورم.
32ـ من قبل از بازگشت مجدّد به محلّ کار، گزارش مأموریت خود را تهیّه میکنم.
33ـ من معمولاً اموری را که باب میلم نیست، به تعویق میاندازم.
34ـ من تا آخرین لحظات ممکن، کاری را که باید انجام دهم، شروع نمیکنم.
35ـ من اغلب وقتی سرحال باشم یا فرصت را مناسب ببینم، به انجام کارهایی که نیاز به خلّاقیت دارد، میپردازم.
36ـ من معمولاً از این که تصمیمات اشتباهی بگیرم، نگران هستم.
37ـ من در محلّ کار و در خانه زیاد میخندم و اوقات خوشی دارم.
38ـ مردم اغلب به من میگویند باید کمتر کار کنم و بیشتر استراحت نمایم.
39ـ من معمولاً به اندازهی کافی میخوابم، ورزش میکنم و از برنامهی غذایی خوبی برخوردار هستم.
40ـ من در محلّ کار خود، تحت فشارهای روحی قرار دارم و انجام کارهایم برایم دشوار میباشد.
41ـ من فهرستی از اهداف درازمدّت شخصی خود تهیّه کردهام.
42ـ من احساس میکنم که برای خانواده، استراحت و سایر مسایلی که موردعلاقهی شخصی من است، وقت کافی ندارم.
43ـ من از زندگی خود احساس رضایت میکنم.
44ـ من همواره به اموری که اوقات شخصی مرا تلف میکند، توجّه دارم و سعی میکنم که عوامل اتلاف وقتم را حذف و یا کم کنم.
