جدول ثبت برنامه ریزی روزانه و گذر زمان

در این جدول کارهای روزانه‌ی خود را به همراه هر‌گونه تغییر توجّه (عواملی که سبب توقّف کارتان می شود) حتّی اگر کوتاه باشد، ثبت کنید (تماس های تلفنی، مراجعان ناخوانده و…) و مهم است که پیگیری و ثبت مسیر هر انحراف توجّه را در همان لحظه انجام دهید، نه در آخر روز. خوب است تا جایی که می‌توانید، خلاصه بنویسید و از مخفّف‌های ابداعی خودتان استفاده کنید. در مجموع، پرکردن این جدول نباید بیش از پنج دقیقه وقت شما را بگیرد. سعی کنید حدّاقل تا پنج روز این کار را ادامه دهید.[1] مطمئن باشید جدول برنامه ریزی برای کارهای روزانه شما کمک شایانی به پیشبرد اهداف و برنامه هایتان می کند.

جدول برنامه ریزی کارهای روزانه-جدول ثبت گذر زمان روزانه-مطمئن باشید جدول برنامه ریزی برای کارهای روزانه – پیشبرد اهداف -.

برای شروع مدیریت زمان، بهترین کار بررسی نحوه‌ی گذران وقت است. برای این کار نمی‌توان به حافظه اعتماد کرد؛ چون حافظه معمولاً قادر نیست تمام جزئیات را ثبت کند؛ مثلاً این که چند بار و برای چه مدّتی کارتان قطع شد، منشأ آن چه عواملی بوده و … . از طرف دیگر، معمولاً ما سعی می‌کنیم کارهای کم اهمّیّت یا بیهوده را که به کار اصلی خود ترجیح داده‌ایم، فراموش کنیم. پس بهترین روش برای بررسی نحوه‌ی صرف زمان، ثبت یک گزارش دقیق با توجّه به جدول «ثبت گذر زمان روزانه» است.

“به یاد داشته باش که امروز طلوع دیگری ندارد. ”         ( دانته)

روش‌هایی برای بهبود مدیریت زمان در انجام کارها:

 فهرست کار درست کنید. این فهرست باید :

روزانه تهیّه شود.

انتخابی باشد (فقط کارهای مهم نه کارهای روزمرّه و عادی).

جلوی چشم باشد و انعطاف‌پذیر باشد تا بتوانید با وقفه‌های غیر‌منتظره به درستی برخورد کنید.

 نقشه‌ی زمانی بسازید. یک راه انجام به موقع پروژه‌ها، استفاده از روش پرت است(PERT: Program Evaluation & Review Technique) به معنای ارزیابی و بازبینی برنامه که شامل مراحل زیر است:

نوشتن تمام اقدامات لازم برای تکمیل پروژه.

تخمین زمان طول‌کشیدن هر مرحله.

کشیدن یک شبکه برای نشان دادن رابطه‌ی بین مراحل کار.

کارهای خود را سازمان دهید.

 انعطاف‌پذیر باشید. 

از بهترین زمان روز خود سود ببرید؛

به عنوان مثال، زمان اوّلین کاری که صبح یا عصر انجام می دهید، زمان سرحالی بیولوژیک بدن شماست و بهتر است کارهای مهمّ خود را در این زمان انجام دهید. بعد از ناهار به علّت افت انرژی و نیروی بدنی، کارهای روزمرّه را انجام دهید. برای یادگیری و مطالعه، اغلب، عصرها بهترین زمان است؛ چون در بسیاری افراد حافظه‌ی دراز مدّت در این زمان به حدّاکثر کارایی می‌رسد، فعّالیّت‌هایی را که به همکاری مشترک و یا واکنش سریع نیاز دارد، نیز در هنگام عصر انجام دهید؛ چون بنیه و قوای درونی بیش‌تر است، اگر ساعت 11 صبح احساس افت انرژی و کاهش تمرکز می‌کنید، احتمالاً از صبحانه‌ی کم است. پس صبحانه‌تان باید شامل کربوهیدرات‌ها و پروتئین (تخم‌مرغ، گوشت، پنیر یا دانه‌های خشکبار و… ) باشد؛ نه غذاهای پر‌ شکر.

 حسّاس‌ترین فعّالیّت هر روز را در اوّلین فرصت ممکن انجام دهید.

اگر آن را به آخر روز موکول کنید، نتیجه‌ای جز نگرانی و تحت تأثیر قرار گرفتن فعّالیّت‌های دیگرتان نخواهد داشت. یک ضرب‌المثل اسپانیایی می‌گوید: «باید روز خود را با خوردن یک قورباغه‌ی زنده شروع کنید.» اگر مشکل‌ترین کاری که باید در طول روز انجام دهید، خوردن یک قورباغه‌ی زنده‌ی بزرگ است، این کار را اوّل صبح انجام دهید. به این ترتیب، در تمام طول روز خیال‌تان راحت است که مشکل‌ترین کار را انجام داده اید.[1]

ممکن است برای خیلی از شما پیش آمده باشد که کتاب درسی را جلوی خود باز می‌کنید ولی حال و حوصله ندارید یا فهم مطلب مشکل است و یا استرس و نگرانی ازکمبود وقت، مانع تمرکزتان می‌شود و تا شب حتّی یک کلمه هم نمی‌خوانید. در این صورت، در شروع هر کاری همیشه این نکته را به خودتان یادآوری کنید که: «اگر باید قورباغه‌ی زنده‌ای را بخوری، هیچ فایده ای نداردکه مدّت زیادی بنشینی و به آن نگاه کنی».[2]  با رعایت نکات ایمنی و ورزش در پشت میز، با خستگی مبارزه کنید. طرز نشستن، ارتفاع صندلی و میز و نور کافی از جمله‌ی این نکات ایمنی هستند.

 برای هر کاری یک مدّت زمانی مشخّص کنید. قانون پارکینسون می‌گوید: «ذهن، کار خود را به مدّت زمانی که به آن اختصاص می‌دهید، کش می‌دهد».

 تمرکز و دقّت کردن را یاد بگیرید. تا جایی که ممکن است، تمام کارهای مشابه را یک‌جا انجام دهید؛ چون طول می‌کشد تا ذهن از کاری به کار دیگر وفق یابد.[3]

برای آشنایی بیشتر با سایت ما و دوره های استاد حسن پورحسینیان ویدئوی زیر را که از خود شما مخاطبین تهیه شده است ببینید :

گاهی گذرا به شیوه اجرای برخی از دانش آموختگان دوره فن بیان و سخنوری استاد پورحسینیان

اصول مدیریت زمان و طراحی جدول برنامه ریزی

 کارهای قابل حذف: یک دقیقه و فقط یک دقیقه قبل از انجام هر کار از خود سؤال کنید:

 آثار این عمل چیست؟ عمل من با چه چیزهای دیگری در رابطه است؟

اگر به خوبی از عهده‌ی آن برآیم، چه نتایجی خواهد داشت؟

اگر این عمل را انجام ندهم یا به خوبی انجام ندهم، چه تأثیراتی خواهد داشت؟

آیا انگیزه‌ی واقعی من از انجام این عمل به اندازه‌ی کافی مثبت و قوی است؟

جدول برنامه ریزی-کارهای روزانه-جدول ثبت گذر زمان روزانه-جدول روزانه

ما بسیاری از کارهای وقت‌گیر را برحسب عادت انجام می‌دهیم و خودمان هم نمی‌دانیم چرا آن‌ها را انجام می‌دهیم؛ در حالی‌که به راحتی می توانیم تصمیم بگیریم کدام کارها قابل حذف هستند.

بر اساس قانون مشهور 20/80 که توسط پارتو ـ اقتصاددان ایتالیایی ـ عنوان شد، 80 درصد وقت ما صرف اموری می‌شود که 20 درصد بازدهی دارد. در حالی که 20 درصد از فعّالیّت‌ها می تواند 80 درصد بازدهی داشته باشد.

به عنوان مثال، مطالب اصلی و نکات کلیدی بسیاری از کتاب‌ها، تنها 20 درصد کلّ مطالب آن کتاب را شامل می‌شود. شما با مطالعه‌ی آن 20درصد، به 80 درصد مطالب کتاب می‌توانید پی‌ببرید.

قانون 20/80 شما را مستقیماً به سراغ کارهای مهم و اولویت‌دارتان می برد. پس بیایید کارهای اولویت‌دار خود را تعیین کنید.[1]

 برای این کار می توانید لیستی از کارهای خود تهیّه کنید. برای تعیین اولویت کارهایی که به نتیجه رسیدید حتماً باید خودتان انجام دهید:

دو عامل :

(اهمّیّت) 

(فوریت)

را در نظر گرفته و برای هرکدام از آن ها یک نمره از 1 تا 3 تعیین کنید:

تمرین کنید 

 شش مورد از کارهای روز گذشته‌ی خود را بر اساس این فرمول محاسبه کنید و سپس کارها را بر اساس اولویت‌شان مرتّب کنید و در ماتریس زیر قرار دهید.

نکاتی در باره‌ی ماتریس:

الف ـ اولویت بالا: تا زمانی که به این کارها رسیدگی نکرده‌اید، سراغ کارهای دیگر نروید.

ب ـ اولویت متوسّط: مهم امّا بدون فوریت؛ می توانید آن‌ها را به تعویق بیندازید.

ج ـ اولویت متوسّط: غیر مهم امّا فوری: بسیاری از آن‌ها در ظاهر فوری امّا در واقع، دام هایی برای سرگرم ساختن شما هستند که می‌توانید آن‌ها را حذف کنید یا به تعویق بیندازید.

د ـ بدون اولویت: نه مهم، نه فوری: می توانید آن‌ها را بدون دردسر حذف کنید. 

حالا این ماتریس را با جدول پیگیری زمان روز گذشته‌ی خود مقایسه کنید و ببینید آیا کارهایتان را بر‌اساس اولویت آن‌ها انجام داده‌اید یا نه.

آیا زمان کافی به کارهای مهم و فوری اختصاص داده‌اید یا وقت بسیاری را صرف کارهای کم‌اولویت کرده‌اید؟

آیا صرف وقت بیش از حد برای کارهای کم‌اولویت و کمبود وقت برای کارهای اولویت‌دار عواقبی هم داشت؟

چه زمانی کار شماره‌ی 1 مربع الف را شروع کردید؟

آیا می‌توانستید یا می‌باید زودتر شروع می‌کردید؟

اگر این‌طور است، از هم‌اکنون چگونه باید کارهای اولویت‌دار را به طور مؤثّرتر انجام داد؟[1]

جدول برنامه ریزی-کارهای روزانه-جدول ثبت گذر زمان روزانه-جدول روزانه

1.ر. ک. لوییس،دیوید؛ همان منبع، ص 218- 213.

1. 1. همان، ص 41- 39.

1. ر.ک. لوییس، دیوید؛همان منبع، ص 35- 31.

1.ر. ک. تریسی، برایان؛ قورباغه را قورت بده؛ ترجمه‌ی اشرف رحمانی و کورش طارمی، تهران: نشر راشین، 1382، ص 25- 24.

2. همان، ص 26.
3. ر. ک. لوییس،دیوید؛همان منبع، ص 83- 72.